GESMAT

Premier dispositif de gestion des dotations pour le Grand Est

Depuis la rentrée 2018, Kosmos, spécialiste de la transformation digitale pour l’éducation, accompagne la région Grand Est dans son ambitieux plan numérique éducatif : le lycée 4.0.

Ce projet a pour objectif que tous les lycées de la région soient connectés tout en apportant aux élèves et à la communauté éducative tous les outils nécessaires aux enjeux pédagogiques d’où la mise en place notamment du wifi dans tous les établissements et l’accès à des ressources numériques diversifiées et gratuites.

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Les besoins énoncés

En 2018, la Région Grand Est lance son programme "Lycée 4.0". 40 000 ordinateurs portables subventionnés ont été distribués pour les familles sur la base du volontariat. Cette distribution était géré sans applicatif dédié. Cette expérience met en évidence les difficultés avec un suivi manuel (erreurs de saisie, imprécisions, doublons, délai de distribution long…).

En Mars 2019, la Région décide de doter progressivement tous les lycéens avec 120 000 matériels distribués dès septembre 2019. Le projet est ambitieux avec une forte contrainte de distribuer les matériels dans un timing très court (3 semaines courant septembre).

La Région se tourne donc vers Kosmos pour mettre au point un outil unique de suivi qui deviendra GESMAT. Après avoir déployé son ENT « Mon Bureau Numérique » dans plus de 880 établissements, Kosmos a développé une nouvelle application sur-mesure via Kosmos solutioning pour sécuriser la distribution massive d’ordinateurs à destination des lycéens depuis la rentrée 2019.

Les enjeux du projet :

Sécuriser l’investissement public et garantir la traçabilité
Calculer l’éligibilité des élèves
Fluidifier la distribution en établissement à l’aide de douchettes
Gérer le cycle de vie du matériel

Le projet

Avec Kosmos solutioning, sa solution sur-mesure, Kosmos a développé et déployé le module GESMAT dans un calendrier extrêmement contraint de quatre mois en étroite collaboration avec la Région Grand Est.

Cette application numérique sur-mesure a garanti une distribution fluide et contrôlée dans les établissements à une cadence très élevée de plusieurs milliers d’unités par jour à la rentrée.

Cet outil a également été conçu pour s’appuyer sur les différentes bases de données des établissements scolaires afin de garantir une attribution actualisée, légitime et sécurisée des matériels aux élèves.

Grâce à cette application, la région peut ainsi constituer son stock au plus près des besoins et en suivre la distribution en temps réel. En 3 semaines, 110 000 ordinateurs sont distribués dans près de 300 lycées. Depuis trois ans, ce sont plus de 275 000 matériels distribués dans 350 lycées et suivis dans GESMAT. La dématérialisation du processus et l’ajustement précis des stocks de matériels constituent une réelle économie.

Pour la Région Grand Est, c’est un ressenti très positif. La solution numérique répond à une opération de grande ampleur de transformation digitale : environ 25 millions d’euros sont investis dans les PC mis à disposition des élèves.

Igor LEDIT, Chef de projet ENT pour la Région Grand Est

La synthèse

Dès 2018, la région Grand Est expérimente un premier dispositif de subvention pour l'acquisition de matériel par les familles. Cette expérience met en évidence les difficultés logistiques et de suivi des dotations. Dans le prolongement, début 2019, la région décide d'étendre son dispositif et d’équiper progressivement tous les lycéens d’ordinateurs portables à partir de septembre 2019 et de faire appel à Kosmos pour la dématérialisation du processus.

Ce déploiement constitue une première à l’échelle d’une région et implique de véritables enjeux de dématérialisation, de sécurisation et de logistique de distribution.

Avec Kosmos solutioning, Kosmos a su proposer une solution numérique sur-mesure pour répondre à cette opération de grande ampleur de transformation digitale dans l'éducation.

gesmat distribution de matériel informatique

Chiffres-clés

Depuis septembre 2019, 275 000 ordinateurs ont été distribués et sont ainsi suivis dans GESMAT
A l’aide de douchettes : jusqu’à 3 200 PC distribués par heure