Un logiciel d’inscription pour les évènements de l'enseignement supérieur

3 raisons d’utiliser une solution numérique de gestion d’inscription aux évènements

1. Améliorer la gestion interne de vos évènements

   Vous organisez un évènement sur plusieurs créneaux avec des intervenants différents ? Déléguez aisément la gestion des inscriptions au gestionnaire du créneau ou de l’évènement. Ainsi, il pourra :
   
   - Personnaliser la description du créneau,
   - Définir le nombre de places,
   - Communiquer avec les inscrits,
   - Valider les inscriptions,
   - Voir les personnes inscrites et les informations qui s’y rapportent.
   
   Il est possible d’ajouter des gestionnaires (en illimité) par évènement. Dans le respect du RGPD, le gestionnaire d’un créneau ne pourra pas accéder aux informations des inscrits d’un autre créneau.
    

2. Disposer d’un outil adapté au secteur de l’éducation

   Le vocabulaire employé pour un évènement marchand et un événement de l'enseignement supérieur est bien différent. Les termes utilisés pour s’inscrire à une journée portes ouvertes ou un colloque scientifique sont adaptés aux évènements du monde de l’éducation.

   La délégation fine de la gestion des évènements et/ou créneaux, comme vu précédemment, permet à chaque personnel d’établissement autorisé de gérer les inscriptions.

   De plus, il est possible de régler par bon commande, un moyen de paiement majoritairement utilisé dans le secteur de l’enseignement supérieur, comme par exemple les laboratoires.

   Évolutive en fonction des besoins de vos évènements, modération des inscriptions dans le cas d’autorisation parentale, gestion du paiement (remboursement cas d’annulation, paiement plusieurs fois) en cas d’évènement payant, duplication d’évènements et créneaux pour gagner du temps, etc.

3. Un outil tout en un

   Gérer vos évènements
   - Proposer différents créneaux sur un même évènement,
   - Présenter des options associées à l’inscription comme un repas, des cadeaux publicitaires, etc.
   - Importer vos créneaux pour gérer facilement d’importants volumes de données,
   - Exporter les données des personnes inscrites.
    

   Communiquer avec les inscrits
   - Gérer les imprévus : envoyer facilement un mail aux participants d’un évènement annulé pour informer d’un changement de lieu, d’heure, etc.
   - Publier vos évènements sur votre site web
   - Envoyer des mails automatiques de confirmation d’inscription et de validation de paiement
   
   Inscription en ligne
   - Programmer l’ouverture des inscriptions pour un événement ou un créneau
   - Faciliter le paiement en ligne via paybox *, par chèque ou bon de commande
   - Simplifier l’inscription, à un ou plusieurs créneaux, avec ou sans option, sans avoir à créer de compte. Possibilité de modifier facilement son inscription.
   
   *paybox est une plateforme de paiement multi-banques sécurisée qui assure le bon déroulement des règlements par carte bancaire en ligne.

   

   La réservation en ligne du point de vue utilisateur

Nantes Université organise plusieurs évènements par an à destination d’étudiants, de lycéens, de membres du personnel universitaire interne, d’enseignants chercheurs et sous divers formats, pour lesquels l’inscription est requise. Pour mettre en place un système de gestion d’inscription aux évènements, l’Université s’est tournée vers Kosmos pour développer cette extension, en intégrant et personnalisant les fonctionnalités de la solution Open-Source Pretix directement à leur CMS Kosmos. 

Nantes Université a pu éprouver cette solution à travers l’évènement « Université à l’essai », une semaine d’immersion lors de laquelle les lycéens pouvaient s’inscrire à des cours universitaires. L’université a pu gérer l’organisation d’un grand nombre de créneaux et permettre aux participants de s’inscrire aux cours et au restaurant universitaire pour déjeuner.