Gesmat sécurise la distribution de 275 000 ordinateurs dans la région Grand Est

Ce projet a pour objectif que tous les lycées de la région soient connectés tout en apportant aux élèves et à la communauté éducative tous les outils nécessaires aux enjeux pédagogiques d’où la mise en place notamment du wifi dans tous les établissements et l’accès à des ressources numériques diversifiées et gratuites.
Dans le cadre de ce plan numérique éducatif, le Gestionnaire d’Accès aux Ressources (GAR) a été mis en place pour garantir un accès aux ressources numériques via Skolengo aux élèves et aux enseignants tout en assurant la protection de leurs données à caractère personnel. Après avoir déployé son ENT « Mon Bureau Numérique » dans plus de 880 établissements, Kosmos a développé une nouvelle application sur-mesure via Kosmos solutioning pour sécuriser la distribution massive d’ordinateurs à destination des lycéens depuis la rentrée 2019.

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Un service numérique sur-mesure en support du projet Lycée 4.0

Dès 2018, la région Grand Est expérimente un premier dispositif de subvention pour l'acquisition de matériel par les familles. Cette expérience met en évidence les difficultés logistiques et de suivi des dotations. Dans le prolongement, début 2019, la région décide d'étendre son dispositif et d’équiper progressivement tous les lycéens d’ordinateurs portables à partir de septembre 2019 et de faire appel à Kosmos pour la dématérialisation du processus. Ce déploiement constitue une première à l’échelle d’une région et implique de véritables enjeux de dématérialisation, de sécurisation et de logistique de distribution.
À travers son activité Kosmos solutioning, Kosmos a proposé la réalisation d’un service digital  éducatif sur-mesure pour accompagner la région Grand Est dans ce déploiement d’envergure.

Kosmos a développé et déployé le module GESMAT dans un calendrier extrêmement contraint de quatre mois. Cette application numérique sur-mesure a garanti une distribution fluide et contrôlée à une cadence très élevée de plusieurs milliers d’unités par jour à la rentrée. Cet outil a également été conçu pour s’appuyer sur les différentes bases de données des établissements scolaires afin de garantir une attribution actualisée, légitime et sécurisée des matériels aux élèves. Grâce à cette application, la région peut ainsi constituer son stock au plus près des besoins et en suivre la distribution en temps réel.  En 3 semaines, 110 000 ordinateurs sont distribués dans près de 300 lycées. Depuis trois ans, ce sont plus de 275 000 matériels distribués dans 350 lycées et suivis dans GESMAT. La dématérialisation du processus et l’ajustement précis des stocks de matériels constituent une réelle économie. 

Gesmat facilite et sécurise la distribution des ordinateurs dans les établissements

• L’élève se présente à un premier comptoir où un distributeur vérifie sur l’application GESMAT et via le code barre associé à son nom, s’il est éligible ou non à recevoir un ordinateur. L’élève éligible reçoit alors une pochette avec le code barre associé à l’ordinateur qui lui sera remis.
• L'élève se présente ensuite devant le 2^ème distributeur qui scanne le code barre remis par le premier agent et lui remet un ordinateur dont il scanne le code barre pour en assurer le suivi.

Avec le scanner, toutes ces informations sont renseignées automatiquement dans l’application ce qui permet de garantir la légitimité de l'attribution du matériel.
L’application peut faire face à de nombreuses situations pouvant avoir lieu le jour de la distribution. En quelques clics, le distributeur peut vérifier que l’élève non présent sur le listing est éligible ou non éligible à la remise de l’ordinateur. C'est un moyen efficace pour justifier à l'élève la non remise d'un pc. Par exemple, l’élève a déjà reçu un ordinateur l’année précédente, il n’est donc pas éligible cette année pour recevoir un ordinateur.
L’application intègre des fonctionnalités permettant de gérer le matériel pendant toute sa durée de vie : Prêt temporaire de dépannage, restitution, vol, cession, justificatifs... Des tableaux de bord intégrés permettent aussi bien à la Région qu’aux établissements scolaires de suivre en temps réel le bon déroulement de la distribution, l'état du stock et les actions requises.

Avec Kosmos solutioning, Kosmos a su proposer une solution numérique sur-mesure pour répondre à cette opération de grande ampleur de transformation digitale dans l'éducation. 

Tableau de bord de distribution de matériel informatique

Tableau de bord de distribution de matériel informatique avec possibilité de filtre. Ici "PC Portable 2021 -HP 245 G8 (216)