Premier dispositif de dématérialisation d’Aide à la Restauration Scolaire en Haute-Garonne
Depuis juin 2017, les familles peuvent effectuer leur demande d’Aide à la Restauration Scolaire directement sur un service numérique innovant et performant : le service ARS. C’est un service du Conseil départemental de Haute-Garonne rattaché à la direction de l’éducation et des équipements scolaires déployés dans les établissements publics et privés de Haute- Garonne.
Ce service complète le bouquet de services d’eCollège31 : portail web, intranet et collaboratif, pédagogie, vie scolaire et emploi du temps, etc. Grâce à l’ARS, les démarches administratives liées aux demandes d’aide à la restauration scolaire sont simplifiées pour les familles, les établissements et le Conseil départemental.
L’aide à la restauration scolaire : un dispositif d’envergure
1/3 des familles des collégiens scolarisés dans le public et le privé demandent cette aide. Chaque année, 23 000 dossiers d’aide à la restauration scolaire sont déposés par les familles auprès des établissements et instruits par le Conseil départemental. Sur ces 23 000 dossiers, 20 500 dossiers sont acceptés. Le processus d’instruction est lourd : dépôt de demande papier par les familles, saisie des formulaires papiers par les services du département, demandes de complément et de relances manuelles, etc. Le projet de l’ARS s’est donc inscrit dans une démarche de dématérialisation du processus de dépôt d’instruction des demandes d’Aide à la Restauration Scolaire et des flux d’échanges entre les établissements et le Conseil départemental. Des outils de pilotages sont également mis à disposition du département.
L’objectif était d’optimiser la gestion des dizaines de milliers de demandes soumises chaque année. L’enjeu était de déployer ce service de dématérialisation de dépôt et d’instruction des demandes dans plus d’une centaine de collèges publics et privés dès juin 2017.
Le numérique : levier pour un service public efficace et moderne
L'équipe Kosmos solutioning a développé un service de dépôt de demandes ARS. Il fonctionne à la fois de manière autonome mais est également accessible via l’ENT eCollège31. En l’intégrant au bouquet de services d’eCollège 31, son accès est ainsi simplifié et la récupération des données des familles est automatisée dans le respect du cadre du Schéma Directeur des ENT (SDET).
Les familles remplissent en quelques clics un formulaire de demande d’ARS et le soumettent pour instruction. Les parents peuvent suivre facilement l’état d’avancement de leurs dossiers et sont notifiés de la décision.
Pour les établissements, le processus d’ARS apporte une visibilité sur l’état d’avancement des demandes des familles ainsi qu’un réel gain de temps dans les échanges avec le Conseil départemental de Haute-Garonne.
Pour le département, la solution ARS supprime le temps passé sur la resaisie des dossiers et réduit considérablement les charges d’instruction des demandes grâce à la convergence des e-service autour d’e-Collège31. De plus, elle offre une meilleure image du dispositif et un bien meilleur service à l’usager.
Ce service numérique a été développé avec des technologies du web à l'état de l'art : spring boot, HTLM 5, CSS et javascript. Il est accessible et adapté aux différents terminaux (tablette, smartphone, ordinateur, etc.)
Des bénéfices incontestables pour les familles, les établissements et le département
Depuis juin 2017, 100% des établissements du département de Haute-Garonne disposent de ce service d’ARS performant.
Aujourd’hui, les demandes sont déposées en moins de 5 minutes par les familles et instruites en moins de une minute. Les échanges avec les familles sont facilités et complètement dématérialisés. Les flux entre les établissements et les collectivités sont intégralement automatisés.
Développé et déployé en un temps record (7 mois) et réalisé en étroite collaboration avec le département de Haute-Garonne, ce projet est un vrai succès ! De premiers retours très positifs :
- Une prise en main rapide des familles, des établissements et des collectivités
- 1000 demandes saisies et instruites dès la première semaine de mise en service
- Du 1er juin à septembre 2017 : 11 850 demandes soumises, 10 562 traitées et les autres demandes sont en cours d’instruction.
- Une véritable amélioration de la qualité des demandes : Il y a moins de demandes ne remplissant pas les conditions d’octroi. 95 % des demandes d’ARS sont accordées (avant la dématérialisation : 80 % des demandes étaient accordées).
« Vous avez réalisé un super travail, fiable et toujours très rapide, nous permettant d'assurer un service public de qualité !
Grâce à la dématérialisation de l’Aide à la Restauration Scolaire, le Conseil départemental rend un meilleur service aux usagers tout en capitalisant sur eCollège31 en tant qu’e-service public.
